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【公文写作系列1】如何拟好会议通知
大师兄
湖南师范大学 外国哲学硕士
【考点】会议通知
【考察形式】拟定会议通知、公文改错
2019年4月27日河南省全面深化改革委员会办公室遴选真题：本市要召开一个外出务工返乡创业人员工作座谈会，交流工作经验，助力全市脱贫攻坚工作，请你以市政府办的名义拟定一个会议通知。（不超过300字，24分）
【考点梳理】
- 会议通知的基本要素（时间、地点、人物）
- 时间。时间要写明年月日以及星期几，具体到上午或下午xx点。写明会期
- 地点：写明在xxx会议室
- 参会人员：级别由高到底排序，按照类别排序。
- 要求（注意事项）：是否有着装要求？是否需要住宿？是否带车辆？是否用餐？等等方面都需要。
2.会议通知的格式（标题、称谓、正文、落款）
- 标题：xxxx关于召开xxxx会的通知
- 称谓：xx县市区委、市直有关单位党组（党委）。注意如果是省往市里发，“各市（地州）委”在前，“省直有关单位党组（党委）”在后。
- 正文：正文中罗列几个基本要素，将事情讲清楚。
- 落款：要和标题相互对应匹配，有名称和时间
- 补充：一些会议通知，若明确了领导参加，则还需增加“抄送”，抄送的对象是主持领导、参会领导等。
3.几个注意事项
- 会期。一般正式的会议通知除了时间、地点等基本要素外，还会标注会议的时长，即“会期”。如会期一天，会期半天等，目的是让与会人员清晰的知晓参会的具体时间，便于提前进行工作安排。
- 预留联系方式。虽然一般会议通知都是以“xxx办公室”的名义发，但是各单位、各部门收到通知后，如有特殊情况需要反馈则需要联系具体的工作人员。所以在正文最后，需要预留联系方式，明确联系人、联系电话、电子邮箱等信息，便于联系。
- 报名回执。会议通知有时并未明确具体到人的参会人员，根据会议安排，出于方便会务服务的原则，可以设计“报名回执”，明确参加人员的姓名、单位职务、联系方式，便于会务人员掌握具体情况。
【实例】
大师兄感悟：作为从事办公室工作的公职人员，各类会议通知、书面通知、电话通知、文件通知是上传下达过程中的重要媒介。看似简单，但要落实好相关工作需要养成细致、精准的工作习惯。
刚刚参加工作时，我在乡镇党政办工作，负责文件的收发处理，某一天通过电子公文系统传来一个会议通知，是县里的一个重要活动。根据通知内容，我电话并短信报告了书记、镇长参会。但是会后，书记镇长却满脸阴沉。因为在下发通知时，我忽略了通知中“参会人员需着正装”的要求，导致开会那天书记、镇长穿便装参加活动，而其他参会人员包括县级领导都是着正装出席，那个场面能够想象有多尴尬。
所以，细致、精准将通知信息传递到位看似非常简单，但务必养成好的习惯。
同时，作为办公室的工作人员，将“显性”的内容通知到位是基本要求，更要结合实际去思考每一个通知后面的“隐形”方面。如，通知中要求需要座谈发言，你则要思考你联系服务的领导需要发言吗？是否准备发言材料？又如，通知中要求在xx会议室开会，你则要思考你联系服务的领导的座次安排在哪里？是否需要提前领取会议资料等等？
微信公众号:大师兄成长笔记（D2896999）
编辑于 2020-05-27 16:20
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