如何高效地管理好电子邮件
引言
本文对象：
如果你是职场人士，平时在工作中会用到电子邮件，那你可以读一下这篇文字；如果你平时不会用到电子邮件，读到这里就可以了。
为什么要写这个文章
我发现很多同事对电子邮件用的很不好，经常遗漏处理一些邮件以及在邮件处理上面花费了大量的时间与精力；所以准备这个内容来做内部技术交流的，既然已经写了顺便分享一下大家，希望对大家也能有一些帮助。
阅读本文所需时间
10分钟左右，当然如果你觉得某些内容有帮助，你肯定还需要去实践一下，这个时间就自己把握了。
电子邮件简介
电子邮件是当前职场人士的必备工具，如今电子邮件对于大家来说再熟悉不过了。虽然当今即时通讯工具（微信，钉钉等）的广泛应用对电子邮件有一定冲击，但电子邮件的功能和优势不是即时聊天工具可以取代的。
电子邮件给我们工作带来方便的同时，也带来一些负担，很多同事每天被大量的电子邮件烦扰，处理堆积如山的邮件也消耗很多精力，有的时候甚至因为遗漏处理，导致丢失一些潜在合作机会，所以能够处理好每封邮件是我们职场人士必备的技能。
处理邮件我们经常遇到的问题有哪些？
我相信每个人在使用电子邮件的时候或多或少都会遇到一些问题，例如：
- 每天收到一大堆的邮件，倍感压力影响到自己的心情
- 每天睡觉都有点担心是不是有什么邮件今天没有处理
- 邮件太多经常错过重要的邮件
- 邮件当时收到了也看过，但是被其它事情打扰了，后面就忘记处理了
- 花了很多时间在整理和归档邮件
- 搜一份需要的邮件比较费时
- 邮件没有备档和保存后期就无法查阅了
- ……
认识邮件收件箱（Inbox）
什么叫收件箱？你可以想象一下你家门口的收信的收件箱，这个箱子不是用来永久存放电子邮件的，只是让新的邮件放到这里让你去拿而已。所以把所有的电子邮件堆在收件箱的做法是非常不科学的。
正确的做法是你定时检查和清理你的收件箱，如果邮件已经读了，就可以归档（移动到归档文件夹）；有些邮件你一看就觉得没有用，或者只是一个提醒，而你已经按提醒做了，这样邮件就可以直接删除。具体怎么处理邮件我下面会结合邮件客户端一起来分享我的方法。
Inbox Zero（收件箱归零）
我们打开收件箱，经常被大量的邮件主题淹没了屏幕，我们甚至不想查看“收件箱”旁边的数字。你看到下面的收件箱是不是有点熟悉？ 不过肯定不是你的收件箱！
Inbox Zero（收件箱归零）它不仅仅意味着一个空的收件箱，不是强迫你为了清零收件箱去花一整天时间，或者漫无目的的将收件箱里的邮件杂乱无章的分类清理。因此，想了解Inbox Zero的真实情况，我们必须深入挖掘一下。
Inbox Zero指的是一种心态，这是一种控制感和平静感。首先不论你的收件箱里有多少封邮件，它仅仅是一个数字，这个数字不会困扰你，因为Inbox Zero让你对收件箱里的事情可控，它系统地归类可能导致你压力的松散目标，你不用担心会漏掉什么；其次，当你实现Inbox Zero时，你可以为任何人可能要求你做事情做好准备。当你的老板或同事要求你做某事时，你不会感到慌乱，因为你有一个可靠的系统，这样你就可以处理你需要做的一切。
简单地说Inbox Zero是：
- 你的电子邮件系统是让你信任的，使用起来是高效的；
- 有一个有效的流程来处理你的各种邮件信息；
- 收集你想要保留的所有信息以及你必须做的所有事情，这些信息不会让你发疯，所有的内容都在他们所属的位置，你很容易就能找到。
想象一下这种情况：你刚到办公室，即将开始新一天的工作。在检查电子邮件之前，将重要紧急的事情优先处理掉，然后准备好处理你的电子邮件，并了解其他人对你的需求。它不会让你感到焦虑，也不会让你感到紧张。那张未读的标记并没有吓倒你 – 这只是一个毫无意义的数字。
这种心态证明你真的已经达到了Inbox Zero。你不必担心电子邮件，你必须处理的电子邮件数量不会让你感到烦恼。这表明你拥有一个高效的电子邮件系统，并且你对使用它充满信心。这就是Inbox Zero的概念所代表的意义。
什么是Touch-It-Once
你大概能猜到“一次触碰”原则是关于什么的：无论什么时候你必须做出决定，你都要立刻做出决定，你不能把它推迟以后再做。你只需触碰它一次，就可以采取适当的操作(即使只是将电子邮件消息移动到适当的文件夹中)，然后继续下一步。
很多时候我们会把时间和精力浪费在重读和重新考虑必须做的事情上。我们可能会想“我以后再处理这件事”，然后去做别的事情，而不是去处理手头的任务。之后，我们将不得不重新评估如何处理刚才的任务，这又一次消耗了时间和精力。对于同样的任务，这样几次并不罕见。
假设你的收件箱里有5封棘手的邮件。有会议要求，需要研究，问很多问题……“在第三次采取行动之前， 你要重读两遍邮件。如果你花2分钟重新阅读邮件，那就是20分钟的重新工作。在48周的工作时间里，每天只需20分钟的返工，每周工作5天，加起来就是80个小时。每周工作整整40个小时!
Touch-It-One“一次触碰”背后的基本理念是，每当你面前有一项新任务，你就立刻决定如何处理它。
就像我写这个文章一样，因为拖延一直没有完成，每次写一点内容就需要很长时间去进入状态。这也说明了没有遵循一次触碰原则带来的低效。
如果 我们遵循Touch-It-One来处理邮件，那我们每看到一份邮件就对这份邮件做出反应，要么立即去做，要么计划好下一步要怎么去做。为了更进一步，让我向你介绍2分钟规则。
什么是2分钟规则？
如果你已阅读过《 搞定》（或任何GTD相关）这些书，那你之前应该已经听说过这条规则。这很简单：只要你需要做一些事情，如果不到2分钟就可以做好，那你应该马上做。如果花费的时间超过2分钟，那么你应该把它放在你的待办事项清单上（或者你的任务管理工具）并继续下一步。这里要提醒大家的是这里的2分钟并不是数字意义2分钟，你可以根据自己实际情况自定义这个时间……
在处理电子邮件时，这个概念尤其重要。如果你可以在不到2分钟的时间内处理电子邮件，通常最好立即执行。否则，你应该将它放在任务管理器中以便稍后处理。但无论你采取什么行动，下一步都是将其从收件箱中移出，这样你就不必多次做出关于如何处理它的决定。
如果你能把Touch-It-Once原则与2分钟规则结合使用时，你基本可以有效地处理好你80%的电子邮件。
电子邮件分诊
“分诊” 这个词实际上是一个起源于拿破仑战争的医学术语。它用于定义根据患者当前健康状况的严重程度确定患者治疗优先级的过程。受伤的士兵很快被分为三类：
- 第一类，不管怎么护理他们，那些可能存活的人；
- 第二类，不管怎么对他们护理，那些不太可能活下来的人；
- 第三类，那些只要立即护理就可以得到积极结果的人。
应用于电子邮件的基本要点是：
我希望创建一个系统，使我能够有效地处理真正紧急和重要的电子邮件，以及我希望将其他所有内容放入适当的容器中以便以后处理它。以后处理它的容器永远不应该是你的收件箱！你的收件箱完全无法告诉你应该何时完成某些操作（如任务管理器），并且不能轻松找到文件和附件（如参考文件）。这意味着，如果你将其保留在收件箱中，你每次都会重复看到一些邮件，每次都会在那些邮件上面徘徊，这个是否需要我做什么呢？这样就会浪费一些不必要的时间，降低你的工作效率。
下面让我们看一下如何使用电子邮件工作流来做到这一点。
电子邮件分类工作流
如果你已经掌握了2分钟原则和一次接触规则，那就就等于拥有电子邮件管理功能的80/20原则 - 你知道的20％就可以获得80％的结果。电子邮件工作流程将填补其他空白，这些空白将使你获得95％的结果。
（剩下的5％是什么？这就是你自己总结摸索的一些经验和技巧）
1，以下是如何处理要求你对其执行操作的电子邮件：
让我来给你介绍一下以上邮件工作流图表。
- 当你打开电子邮件应用程序时，你打算处理你的电子邮件；
- 你打开每封电子邮件，然后问：“我需要做点什么吗？”；
- 如果你确实需要采取行动，那么2分钟规则会启动，你会问自己，“处理此电子邮件需要不到2分钟吗？”；
- 如果“是”，最好立即回复，存档邮件，然后转到下一封电子邮件；
- 如果“否”，则将其放在你的待办事项列表中，将其存档并转到下一封电子邮件。
2，现在让我谈谈另一种不同类型的电子邮件 - 你不需要采取行动：
这类邮件包含一些抄送给你的邮件，一些参考信息或者有些直接就是垃圾邮件。
3，以下是如何处理你现在不需要采取行动的事情：
- 再一次，你打开电子邮件并问：“我需要做点什么吗？”
- 如果答案是“否”，接下来的问题是，“我以后需要这个吗？”
- 如果这个问题的答案是“否”，那么随意删除它；
- 如果答案为“是”，则将邮件放入参考文件中，以便以后在需要时找到它，将其存档并转到下一封电子邮件。
很简单，对吧？但是我们实际遇到的情况往往比前面情况更复杂，所以需要在这里定义的另一种类型的电子邮件介于两者之间...
在长期应用上面方法使用电子邮件过程中我发现，虽然GTD为前两种类型的电子邮件提供了坚实的框架，但第三种是导致电子邮件在人们的收件箱中备份的电子邮件比任何其他邮箱更多。那是什么？这是你希望稍后阅读的电子邮件（许多新闻稿属于此类别）。
那么你如何处理这类电子邮件？这实际上非常简单。
4，以下是如何处理你想要稍后阅读的信息，以便它不会堆积在你的收件箱中：
- 再一次，你打开电子邮件并问：“我需要做点什么吗？”
- 如果答案是“稍后阅读”，那么你需要将其发送到Read-It-Later服务，这样你以后可以在需要时阅读，存档并转到下一封电子邮件。
那么你应该使用哪种Read-It-Later服务？很多人建议使用 Instapaper，因为它为你提供了一个“电子邮件地址”地址，如果你希望它们出现在你的队列中以供日后使用，你可以转发该地址。当然另外简单的方法，你也可以直接把邮件移动到一个稍后阅读的文件夹内。
Read-It-Later服务有下面几个主要App：Pocket，Instapaper，收趣（国产）
通过把前面的几种情况合并，我们就可以得到以下完整的邮件工作流图：
这个流程图是不是很帅？
我相信很多人都有自己的邮件处理流程，因此我希望我分享的这个流程能给你们带来一些启发和帮助。
Outlook使用技巧实战
通过上面的介绍，基本的邮件处理思路我们已经有了，那我们怎么在我们的邮件系统里面实现这个工作流呢？下面我用微软的Outlook的来举例如何实现上面的工作流。
我使用的Outlook的版本是2016，你们有更新的版本那是更好。
添加自定义文件夹
这个应该是大家都在用的功能，我们可以根据自己的需求来定义文件夹的结构。
推荐创建以下必要的文件夹：
- Archive（归档）
- To Do（待办事项）
- Today（当天需要处理好的邮件）
- Reference（参考内容）
- Read It Later（以后再读）
也可以根据自己的用途来定义文件夹。
Categorize 分类
说实话微软的分类我自己觉得真的不是很方便，如果有其它软件的Label功能会方便很多，不知道微软为什么一直不肯改进这点。
你可以自定义这个分类：
这个分类除了给邮件还可以给：联系人和日程等，这些大家都是知道的。
Quick Steps 快速步骤
这个功能非常重要，大家一定要使用，前面提到的工作流会在这个功能里面实现。
快速步骤是可以把几个设置好的动作通过点击一个工具按钮搞定；如你可以定义标记重要，加红旗，分类，然后移动到制定文件夹这些动作一个按钮搞定；我就是通过这个功能来实现上面的邮件处理工作流的。下面截图就是快速步骤的工具栏：
举例增加一个归档功能，动作有下面几步组成：
- 标记已读
- 移动到归档目录
- 标记为完成
- 清除分类标记
这样点一个按钮就可以解决以上动作，其它的几个动作大家就可以自由发挥了。这个快速步骤可以发挥的作用还是很大的，大家一定要去尝试一下。
自动规则
自动规则大家都是比较熟悉的，需要注意的是，部分功能是需要在客户端才能生效，部分规则是可以在服务器端就执行的，这个设置好了会提醒你的。
就是设置一定的规则，在收到邮件的时候可以自动处理。如特定邮件发来的邮件自动转到某个文件夹，自动标记重要性等等。
对系统的邮件可以自动分类，需要定期查看，如一些订阅的系统自动发的邮件，可以设置自动移动到特定文件夹。
强烈不建议把正常的邮件都通过自动分类到各文件夹，类似某某客户的全部自动分类到各自的客户文件夹下面，这样的坏处是你需要到很多文件夹下面去找新的邮件，很容易错过重要的邮件。
手机版本邮件客户端
如今大部分人用手机的时间甚至比电脑还多，所以手机上面处理邮件也是最基本的工作了。
关于手机上面邮件使用强烈推荐大家用Outlook手机邮件app取代系统自带邮件软件的，类似iOS系统的邮件转发和回复总是会把图片当作附件发送，让人比较不爽。
在iOS和Android手机的市场里面搜索“outlook”，iOS系统第一个就是它，点击下载安装即可。（不要钱的）
关于如何用好手机版本的Outlook本次不做详细介绍，相信大家自己使用几次就可以熟练掌握了。
写到这里我的介绍内容也差不多了，这里没有写一些具体实际例子，只是介绍了一些思路和方法，大家可以自己情况自由发挥。
我希望通过我这样简单的分享能给需要的朋友一些帮助，如果你们发现文章内容写的有不妥的地方请帮忙指正，谢谢！
祝大家工作顺利！
最后感谢同事11帮忙检查与修正我的笔误和错词。
内容参考：The Simple Guide To Managing Your Email More Effectively
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