如何规范且高效的实现公文管理
政府机关和国企的日常工作，常常围着公文转，重要通知发布、任务下达、工作请示、会议记录等都需依靠公文。出于对效率和安全的重视，近年来国家多部门针对电子公文国产化，颁布多部指导文件，全面推进电子公文信息化建设工作。
公文管理中常见问题
一、公文拟稿不规范
规范的体式、精确的语言及特定的意向是公文的突出特点及要求，是公文严肃性的体现。但在一些企业由于存在文秘人员匮乏、对文秘工作不够重视等原因，公文的写作质量较差。比如文种使用不当、格式不正确、措词不严谨、主题不明确等等，造成公文拟稿经常出现问题，导致发文不及时。
二、不遵守行文规则
行文规则是制发公文、处理行文关系必须遵守的准则。但在实际应用过程中，行文规则经常被忽视，出现很多混乱现象。一是行文不按程序进行，存在直接向领导个人报送文件或越级行文、请示未经上级批复就下发指令性文件、涉及其他部门职能范围事项的文件不经会签就下发等现象。二是行文不按规范进行，存在发文规格过高或过低、一个请示文件提出多个请示事项、文件多头报送等现象。
三、公文处理不及时
由于每日文件收发较为繁杂，处理流程、处理方法的不当都会导致公文不能得到及时处理，影响工作的落实。主要表现在：一是收发文件不做详细登记，对文件运行情况不做跟踪记录，致使文件压误，甚至造成文件遗失。二是公文运行流程制定过于复杂，流转程序多，对要件急件不采取专办速办措施，致使文件无法及时传达落实。三是未建立督办催办机制，只进行文件流转却不落实承办情况，不掌握文件落实进度和办理结果，致使出现延误或漏办现象。
公文管理系统的价值
公文管理系统实现了公文交互以及管理的全流程电子化，整个公文交互既包含系统与系统之间的交互、单位与单位之间的交互、部门与部门之间的交互，又包含上行文、平行文、下行文等多种公文内容，为企事业办文更加规范及灵活，实现了办文的一体化、移动化。
金成科技公文管理解决方案遵循国家最新的公文管理规范与标准，深度还原实际应用场景，完全模拟手工公文处理的流程，以电子化手段全面实现公文的数字化管理。
金成科技公文管理五大亮点
1、公文类型全覆盖，在线拟稿规范又便捷
公文流转过程灵活定制，支持多种法定文种类型，满足公文不同应用场景。
2、公文流转“快”，在线签批高效又灵活
支持各类复杂公文流转场景，全过程留痕，移动签批，成为掌上办公好助手。
3、文转督办“强” 政令出门执行有保障
支持公文与任务下达无缝转换、关联，切实落实好主题责任。
4、电子印章“省”，多部联合发文少跑腿
电子签章、CA认证，支持版式文件在线签署，在实现无纸化办公的同时，让跨部门发公文少跑腿、更省力。
5、安全性能“高”，多种安全措施全面保障
多种安全措施全面保护信息安全，阻止恶意的入侵访问和密码安全控制。
公文管理功能介绍
公文管理就是对公文的创制、处置和管理。系统提供了发文、收文功能供您方便使用。以下为金成公文模块的概况图，公文支持集团化，每个机构公文相互不影响。
1、公文设置
政府部门的公文，有时除了收文和发文还有其它类型，例如：签报。公文类别就是创建和管理除了收文和发文两类公文以外的其它类别。可通过自定义添加，新建不同类别，并自定义授权给不同角色。
部门的收发文有很多种，例如函、通告、一般收文等。我们需要在“系统管理—公文设置—公文类型”里创建收文、发文的各种类型。公文支持集团化，每个机构的收发文类型独立维护，可通过切换机构来查看。
可自定义设置稿纸，针对不同类型公文拟稿时，制定稿纸/登记单的字段及显示格式。右侧为收文/发文的内置字段、预留字段及控件类型，选择正确的控件类型后，点击某个字段名称，即可自由修改字段。还能显示流程办理时填写的意。
用户可以用提前设置好的正文模板为基础来起草正文。每种类型的公文都有不同的正文样式，在“正文模板”中，可设置公文的正文模板，一个类型可有多个模板。用户编辑模板，修改模板时不影响过去的和正在使用的公文流程，而新发起的公文将使用新模板。
对于公文来说，当然少不了对红头的设计，点击系统中某一红头的操作列“红头设计”，可进入红头设计界面，在此界面，可对红头的格式进行设计，设计好的红头，在套红时，会自动加到当前正文的前面位置。
2、发文管理
系统支持多种发文类型，通过公文流程引擎实现拟稿、核稿、审核、批示、会签、签发、编号、印制、用印、分发等操作。引导组织使用规范的发文模式，并保留所有历史修改痕迹、批示意见和文件状态，并可以配备电子签章，高效地实现了组织内部中的公文流转。
在编辑的时候，系统自动生成拟稿人为当前用户，也可选择其他人
编辑器提供自定义意见签批控件，可以多人填写会签意见，自动署名，署日期，还可设置署名，日期的排列方式， 精确控制稿纸的显示效果。
在稿纸中填写完内容后，在模块中插入稿纸中的字段，在正文编辑部分选择模板或文件套红，则对应的部分就会成功映射过来。
发文拟稿信息提交到审批人后，可以进行流程的审批，若进行权限设置后，可以进行对稿纸、正文信息进行修改保存或提交；
在稿纸和正文中的流程意见，当该节点有多个办理人提出意见时，系统分别显示多个人的办理意见，多个人的办理意见的排序：组织层级高的排在前面，同一层级的人按照提意见的先后顺序显示；
已完成审批的收文、发文、以及公司重要规章、通知等流程，都会进入档案体系的待归档管理中，以便分类、批量归档。
对于待办发文、已办发文和未阅发文，都可进行实时查询处理，并跟进查看修改内容
3、收文管理
收文指收进外部送达本机关、单位的公务文书和材料，包括文件、电报、信函、内部刊物、资料，其他文字资料。进入公文管理模块中，可查看暂存收文，并可对收文进行登记提交。
可实时查询待办及已办收文等，并对其进行处理
4、流程审批
在发文或收文中，编辑完意见及办理入，点击【提交】按钮，即可发起审批。
在办理人的工作台，我的待办中，就会收到一条待办信息，点击即可进行办理。
配合灵活的流程引擎，发文可以实现同一文单分别审批，各审批流程互不影响，流程处理情况、跟踪催办，一目了然。
5、移动办文
公文急着审批，领导却不在单位，重要文件没有标识，堆放了很长时间才把信息传达到位，耗费大量时间找领导，会耽误信息时效性。
金成公文管理系统通过移动建模引擎，将公文管理同步到移动设备，手机、平板就能化身移动公文包，随时随地办理。
关于我们
金成信息科技公司广泛从事OA办公、经营、财务、合同、客户管理、项目管理等领域的信息化服务，凭借多年的管理研究、互联网技术沉淀以及规模化软件实施经验为企业提供信息系统的方案设计、软件开发、系统实施及技术支持。