外贸干货|如何接待来访客户？
接待客户前可能遇到的问题
1.客户的行程不了解
了解客户的行程，可以做好万全的准备，比如客户会不会拜访竞争对手。
2.客户的市场背景和公司背景
如果是老客户，你应该早就对他的市场有所了解。如果是新合作的客户，可以大胆的问一下客户，了解市场才能推荐匹配的产品，才能更好的给出市场价格。
3.会议的安排和工作准备
要有系统性的计划，有条不紊。
4.对产品技术不够了解
这个很重要，你对产品的了解程度体现了你的专业程度。起码要有一定的基础和认知，了解常见问题的解答。
5.对客户可能要提问的信息没有提前准备
可以站在客户的角度思考对方可能抛出的问题，并做整理。也可以进行问题预演，以使自己更好地回答客户提问。
6.接待人员安排不合理
有些人担心自己客户的信息被同事获取，会议期间就自己一个人来接待了。建议有2到3人，方便打配合。
具体的接待步骤
01
行程安排
当接到客户来访信息的邮件时，应该清楚，客户什么时候来，几个人来，来几天，需要我方提供哪方面的帮助，是不是第一次来中国，来哪个城市，需要帮忙定酒店吗，有没有想去的地方等。把自己当成一个导游来安排客户的行程。
如果你是开车来接客户的，行驶中，可以给客户讲讲城市文化及当地特色。车上不谈工作，尽量聊一些轻松的话题。
帮客户预定酒店时要特别注意：星级和价格的确定，双人间或大床的确定，地理位置的确定，比如是不是定在你们公司附近。
如果对方也拜访竞争对手或有其他事情要办，也可能会定在并不是靠近你们公司的地方。
客户的行程并非是完全确定的，如果你在接待的过程中展现你的专业性或贴心的服务，客户也可能会临时决定在你这边拜访更长的时间。
02
关于专车接送的安排
可以先做一个基本的评估，对方是重量级客户，还是意向并不明确，再根据自身情况选择是否专车接送。
建议开车去接待，客户过来一趟也并非易事，专车接待会让客户感到被重视。
03
场地布置
在公司的前台或会议室摆放客户和我们的国旗，如果有的话，可以在公司门口的LED屏上打上欢迎语。
会议室除了准备日常开会用的工具外，还可以放上一些糖果，可以缓解会议导致的疲劳感，一些小零食也会营造出更轻松的气氛。
准备统一的宣传资料，方便客户携带。
04
资料准备
客户需要测试的产品要提前一周安排。确定样品间是不是有该产品，是否需要工厂送样，产品操作和相关参数的学习等。
洽谈话题的准备
可以根据客户感兴趣的产品来选择同类或值得推荐的产品进行介绍，也可以通过调研客户的市场，比如他的网站上，销售量高的产品，来进行分享和推荐。或根据客户所在国家或周边市场，以及市场发展动态来介绍相应产品。
做好背调，比如客户产品在其国家的售卖价格，在我国的市场价格，规格又有哪些等都要了解。可以提前做规格及价格的表格资料，以供需要时使用。
05
热情接待
控制好情绪，无论是电话沟通还是交谈，都要有饱满的精神。
客户到访时,让其留意欢迎屏,并引导其参观公司，到销售总监或者对应的区域领导位置上交换名片(VIP客户可引至总经理办公室交换名片)，然后回到样品厅，安排好茶水。茶水端上来后，问其对公司的一个来访感受后，再进入正题介绍公司PPT。
06
PPT介绍
一般PPT涵盖的内容：
1） 公司基本介绍，简单明了
2） 产能等信息通过图表形式展示
3） 市场布局
4） 公司每年市场营销的投入 （B2B平台／杂志／展会／拜访客户等）
5） 公司主打产品和核心技术展示
6） 公司今年和未来三年要推出的新品和技术
7） 公司对海外市场的合作模式和布局
8） 公司对客户的支持和增值服务相关的内容
上述有些信息，可能自己之前并没有考虑过，比如未来三年产品规划这一项。可以根据目前的市场情况，和老板商讨，指定一份简单的产品展望，如果能够勾起客户的兴趣，有利于合作的延续。
PPT介绍完毕后,根据客户情况,把之前准备的资料与客户讲解。
07
产品介绍
1）产品演示
技术人员要加入客户接待中。提前与技术部同事沟通好客户到访时间及需要测试的产品，让其做好准备。
2）反馈
测试完产品后，让客户给予反馈和提供其对技术人员发问的机会，并把准备好的资料在适当时候展示给客户，让客户有思考及和你交流的机会。多让客户提问题，让其主动和你分享他希望如何与我们一起做市场的思路。
3）市场
与客户一起上其网站，深入地探讨他的销售情况和当地国家的市场情况，如月采购量，目前的供应商数量，分属国家，他的公司经营的范围，主要销售人员和技术人员人数，市场营销方式，宣传渠道及未来公司发展的方向，此行寻找的供应商需具备的条件等。
对客户的反馈和讨论要做好记录。
08
参观工厂
对于客户有意向要参观工厂的，我们需要提前一天与工厂联系，并安排车辆当天前往。到达工厂后，请同事们配合工厂接待人员的讲解做翻译。整个参观控制在20分钟以内，不要太长。
09
注意事项
1）着正装最好，尽量穿正式的衣服。
2）接客户的时候，车上不谈生意。
3）用餐时，考虑不同国家文化特点，比如是否能吃猪肉。用餐推荐当地特色餐饮。
4）可以询问对方乐意参加的娱乐项目（购物／酒吧／文化等）。
5）在公司门口或标牌前合影留念。
6）询问是否需要送机，以及送机的安排。
7）赠送有中国文化特色的礼品，比如刻有汉字的瓷质茶具、纸扇等。
8）整理好来访记录，加入客户信息文档中。摘取来访交谈的要点，连同合影一块以邮件的方式发给客户。
10
国别及客户特点
澳洲和新西兰市场：市场不算大，如果登门拜访效果挺好。
俄罗斯：多数不懂英语，英语不好用。
非洲：付款最好用TT，不然就信用担保。
迪拜：可以T/T。
印尼：不吃猪肉，喜欢羽毛球，喜欢在中国旅游，购买仿冒名牌，鸡和鱼都喜欢吃煎炸的。
印度：客户价格比较烂，很多印度买家天天瞄着汇率，合适了才换汇付款，印度人为了得到低价是绞尽脑汁，甚至不择手段的，但他给你的订单量还是可观的，一般以量限价他们还是会同意的，但基本没有能履行到底的，能履行60-70%就算不错。
印度确实在崛起，正在逐渐成为另一个世界工厂，他们最大的优点就是在他们的字典中没有“不好意思”这四个字，还有就是“唯利是图”的执着，做商人无可厚非。
美洲：客户一般在没有明确答案的时候是不会给你回邮件的，他们很少说“我在确认，给我点时间，我稍后回复你”。或许他正在寻求或等待那个答案，只是这个周期比较长。
中东客户：很狡猾，特别是印度裔
土耳其：杀价很厉害，土耳其对中国供应商太了解
委内瑞拉和伊朗：打款很难，政治不稳定，生意比较难做。
以上就是接待来访客户的主要信息。客户来的时候，不仅仅是要和你谈合作，他要看你的公司背景，公司实力，人员的专业性等。这些信息是他和你长期合作的基础。如果能有条不紊的安排来访会面，专业的回答客户提问并解决问题，提供周全的服务让客户感到舒适，便是完成了一次成功的接待。