【正文】 并读取检验结果 、 采购发票维护、 采购发票与采购入库单的核销、 月末发票结转应付账款、 采购 单查询、 发票查询 等 。 采购订单维护 在此功能里将可以查阅、修改和删除由采购计划或价格审批单生成的订单。如果系统参数允许，也可以手工填写一张新的订单，或者参照采购计划 。 选择采购订单维护进入如图 111 界面 图 111 项目说明 【单据类型】：此栏目分为三个类型，手工选择 普通 采 购 。 【业务日期】：指定了该笔业务所归属的会计日期。由此决定了，该 笔业务必须在业务日期所在的会计期间记账，相关的查询也是按照业务日期进行查询的。 【单据日期】：即制单日期，系统默认为当前财务日期，指定了该笔业务实际录入的日期，可以修改。 【订单接收方】：相当于供应商的销售结构或者代理商。单据右键选择该张发票对应的采购订单的接收单位。如果该供应商没有定义关联单位，则默认的收款方、开票方、货物提供方、原料制造方与订单接收方相同，如果在供应商字典中定义了合作伙伴，会在相应位置显示其关联单位。 【货物提供方】：供应商的生产机构，提供订单中所涉及物料的单位。 【原料制造商】：发生质 检问题时的追述对象。 【开票方】：一般是供应商的财务部门或专门的财务结算公司，跟开票结算相关。 9 【收款方】：绝大部分情况下就是开票方，跟付款相关。 【主计量单位】：该种物料的计量单位，根据系统的参数的设置可以显示采购计量单位、辅助计量单位和主计量单位，其中主计量单位必须显示 。 【允差比率】：此处是个百分比的输入。例如入库允差输入 5，订单数量为 200，则入库时的入库数量可以是 210，超过这个数量将不能入库。 【单价】、【金额】：为不含税单价和不含税金额，可以手工录入或自动计算，如果系统参数设置的金额换算方式以 含税单价为基准，则当数量变化时，以含税单价 *数量计算出含税金额，再根据税率换算出金额，即不含税金额，最后由不含税金额 /数量换算出单价。 【审批标志】：该单据当前审批的状态。审批标志分为未提交、正在审批、审批通过、否决四个标志。 注意事项 1． 对于所有的分录信息（表体中的内容），视订单的来源决定是否允许修改。如果来源为 „录入 ‟则可以修改；如果来源为 „采购计划生成 ‟则允许修改单价和金额，允许删除一条或者几条分录；如果来源为 „价格审批单生成 ‟则允许修改单价和金额，但是不允许删除分录。对于审批通过的订单，不论什么情况都 不允许修改，如果需要修改必须先取消审批。 2． 订单上的实到日期，实到数量，实到金额等不需要手工维护，而是由该业务的入库单登记订单后自动填入。 操作说明 状态转换 ：分为单据执行、单据中止、分录执行、分录中止四种转换状态。执行状态表示审核通过；中止状态，表示中途某种原因不在进行后续业务采购订单，中止状态与执行状态的采购订单可以相互转换状态。可以对整张单据进行状态转换，也可以对某条分录行进状态转换。 单据参照 ：采购订单可以由 采购计划 参照生成。 文档管理 ：指在与供应商签订订单的过程中，可能会包含很多附件类的文档，需 要在当前订单中体现，以便随时查找。 制作一张采购订单 手工录入 进行采购订单维护窗口，点击图标 增加功能，系统会显示一张空白的采购订单。依次录入各数据项目，可以按 Tab或 Enter键跳到下一项目，有些数据项目有对应目录，可以输入编号或右键帮助。 录入完单据表头项目后将转到单据分录，可以增加、插入、删除和清除分录。所有这些操作可以通过 按钮中的 增加 、 插入 、 删除 和 清除 功能完成。 注意事项 如果录入了错误的编号，系统将提示出错，并且不允许向下输入，这时应重新输入或按Esc键取消错误的输入，才可以继 续操作。 参照采购计划 选择 功能，如图 112， 输入日期范围、日期条件及部门名称、采购员等限制条件，以决定根据哪些采购计划自动生成订单。 10 图 112 单击 按钮系统将显示所有的未生成订单的并且符合限制条件的采购计划，选择要生成采购订单的单据（可以多选），单击 形成采购订单。 单据制作完毕检查无误后，执行按钮 中 提交审批 功能，单据才能进入审批 通过 。 修改一张制作完毕的采购订单 一张采购订单制作完毕后，在没有审批前，可对其进行修改 修改采购订单仍然要进入采购订单维护功能，通过导航工具条或查找功 能定位到需要修改的采购订单。选择 功能，实现对采购订单的修改 注意事项 1． 采购订单提交审批后便不能直接修改，如要修改一张已经提交审批的采购订单，必须先取消提交审批。 2． 订单来源不同可修改的项目不同。 删除一张采购订单 进入采购订单维护功能，定位到需要删除的采购订单，选择 功能。 注意事项 1． 已审批的订单不允许修改、删除。 2． 已生成到采购到货单、采购入库单及采购发票的订单不允许修改、删除。 3． 已发运的订单不允许修改、删除。 11 取消刚才进行的操作 如果增加了或修改了一张采购订单，而又想取消已做的改动，选择 功能，系 统将恢复到增加前的状态或修改前的状态。注意 “ 删除 ” 操作是不能被恢复的。 改变订单的状态 订单状态的修改有两种方法：一是通过 功能，可以在 执行 与 中止 两种状态之间转换；二是当一张订单上的所有分录的订单数量等于实收数量时，系统自动将订单置为“已完成”状态，表示该订单已经执行完毕。订单上的实到数量是在采购入库单登记订单后由系统填 采购到货单 操作 在此功能里将可以查阅、修改和删除由采购计划或采购订单生成的采购到货单。如果系统参数允许，也可以手工填写一张新的到货单， 或者参照采购计划、采购订单。到货单不是必填单据，如果和质检联用，则必须参与质检，只有质检合格的物料才可以被参照生成入库单。 项目说明 选择采购到货单维护功能，界面如图所示 121： 图 121 【蓝字 /红字】：蓝字到货单即正常的采购到货单，红字到货单即退货单。系统默认为蓝字，即正常入库单，蓝字的到货单参照采购订单生成；红到货单则不允许手工录入，且只能根据蓝到货单生成。一旦到货单分录中有了内容就不允许修改红 /蓝标志。 【到货日期】：录入该笔货物的实际到货日期，系统可以按照到货日期进行相关的查询。 【单据日期】：即制单日期，系统默认为当 前财务日期，指定了该笔业务实际录入的日期，可以修改。 【订单接收方】：相当于供应商的销售结构或者代理商。单据右键选择该张发票对应的采购订单的接收单位。如果该供应商没有定义关联单位，则默认的收款方、开票方、货物提供方、 12 原料制造方与订单接收方相同，如果在供应商字典中定义了合作伙伴，会在相应位置显示其关联单位。 【 单价】、【金额】：为不含税单价和不含税金额，可以手工录入或自动计算，如果系统参数设置的金额换算方式以含税单价为基准，则当数量变化时，以含税单价 *数量计算出含税金额，再根据税率换算出金额，即不含税金额，最 后由不含税金额 /数量换算出单价；如果参照例如 采购计划 生成，则直接取 采购计划上的分录信息。 【含税单价】、【含税金额】：为含税单价和含税金额，可以手工录入或自动计算，如果系统参数设置的金额换算方式以不含税单价为基准，则当数量变化时，以不含税单价 *数量计算出不含税金额，再根据税率换算出含税金额，最后由含税金额 /数量换算出含税单价；如果参照 采购计划 生成，则直接取 采购计划上的分录信息。 【质检方式】、【质检状态】：如果选选择物料在货源清单卡片的其他信息栏中输入了质检方式、质检状态，则当输入物料后会自动带出质检方式、 质检状态的内容，可以修改。 操作说明 ： 蓝字到货单除手工录入之外，可以参照 采购订单生成；红字到货单不允许手工录入，只能参照蓝字到货单和质检退货生成。下面举列说明单据参照的使用： 首先将右上角的 选项打勾，然后点击 单据参照 下的 采购订单 功能，录入 订单接收方 ，然后选择 下的 采购订单 功能，选择日期范围、部门名称、采购员等条件。单击 刷新 系统显示出所有满足条件的订单业务，系统显示如图所示 122： 图 122 13 选择要生成的分录（可用鼠标多选）按 确定 后生成采购到货单。 注意事项 1． 参照计划、订单生成的到 货单不允许增加分录，不允许修改供应商信息；也不允许修改分录中的物料编号、分录类型、相关对象信息；只允许修改应收数量、实收数量、拒收数量信息。 2． 参照订单生成的到货单保存时会自动更新计划、订单的到货数量；如果被参照的订单来源于采购计划，系统同时会更新计划的到货数量。 3． 参照单据时可以参照多张订单生成一张到货单，但须满足多张计划或多张订单的供应商保持一致。 4． 参照单据时需要考虑“单据参照时严格判断数量”系统参数，如果不选择此项，则参照时数量可以超过来源单据的数量，如果选择此项，则不允许总参照量大于来源单据的数量。 参照采购到货单 只有红字的到货单才能参照蓝字到货单，所以进入采购到货单界面后首先将单据右上角的 选项打勾，然后点击 按钮下的 采购到货单 功能，在下拉窗口中选择采购到货单 功能，选择日期范围、部门名称、采购员等条件。单击 刷新 系统显示出所有满足条件的蓝 采购到货单，系统显示如图所示 123： 图 123 选择要生成的分录（可用鼠标多选）按 确定 后生成红字采购到货单。 14 注意事项 1． 到货单红单不可以手工录入，只能参照蓝单生成。 2． 一张红单只能参照一张蓝单，表头中的冲销编号对应的就是蓝单的编号。 3． 红单数量不能 大于 0。 何时回写采购计划和采购订单 蓝字到货单在保存时，将回添采购计划、采购订单的到货数量；红字到货单 保存时回添对应蓝字到货单的退货数量，如果蓝单来源于采购计划或者采购订单，则红单保存时要冲减对应采购计划、采购订单的到货数量，保持数据的一致性。 ：采购到货单填制完保存后，在联用质检系统时，可以选择功能，质检系统根据提交的请验单进行检验，然后将检验结果输入到质检系统中，可以根据查看质检结果来确认是否检验完成，并更新到采购到货单上。 提交检验 ：如果当前到货单需要质检处理，通过此功能将到货单生成到货请 验 单，提交质量管理系统处理。当点击提交检验时，系统会提示是否生成请验单 ,按确定后 ,系统出弹出如图124窗口所示，按确定按钮后 ,提交请验完毕。 图 124 注意事项 1． 采购到货单保存后系统才允许提交请验 2． 采购到货单在草稿状态的单据不允许提交请验 3． 质检系统未启用也不允许提交请验 取消提交 ：可以将已经提交检验的到货单取消提交，将该到货单在未提交检验状态，并且系统会自动将提交检验时生成的请验单删除。 读取结果 ：待提交请验，并通过质检模块请验完成后，可以在此读取质检结果，出现如图125 所示 ， 选择分录后按 确定 后形成质检结果，形成 可入库数量及处理意见。 15 图 125 取消结果 ：读取结果后可以点击取消结果如图 126 所示： 图 126 取消方式有两种，全部分录或当前分录，如果选择全部分录，指该张到货单所有分录的质检结果全部取消；如果选择当前分录，则只取消鼠标所在的分录的质检结果。选择后按 确定 后将到货单分录中的检验结果的内容删除。 成批读取结果 ：可以通过此功能成批读取提交请验并通过质检模块请验完成的到货单质检结果，形成可入库数量及其它处理意见，成批读取结果的窗口显示如 图 127下： 16 图 127 在该窗口中可以任意选择一张或多张到货单，然后点击确定按钮后，成批读取结果完成。 成批取消结果 ：同样，如果取消取消结果的到货单比较多，可以通过此功能实现。 查看质检结果 ：读取质检结果后，可以通过此功能查询质检结果，如图 128 所示： 图 128 17 采购入库单 操作 功能说明： 采购入库是通过采购到货、质量检验环节，对合格到货的存货按照实收数量进行入库验收填制的单据。 采购入库单 参照 采购到货单生成。 打开入库单界面如图 131 所示： 图 131 项目说明： 【蓝字 /红字】：系统默认为蓝字，即正常单据；如果选中红字标志则为冲销单据，或退货单据。 【冲销编号】：指制作红单时本张单据对应的需冲销的原蓝单编号，可以手工输入，也可以按鼠标右键寻求帮助。 【库存业务日期】：是指库存实际业务发生的日期，由此决定了，该笔业务必须在该业务日期所在的会计期间记账，相关的 单据以及账表的查询也是按照业务日期进行的。默认值
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