近年来,随着国家对于营商环境的治理,以及对企业合规管理的强化,法务部门的工作负荷及管理复杂度将越来越高。多数企业发现,ERP软件粗犷的管理方式及陈旧的操作界面,已无法满足当前各部门(特别是法务部门)精细化的管理需要。在监管机构的合规审查过程中,常常有企业因缺乏有效凭证而被处以高额罚款。在法院诉讼过程中,由于丢失重要证据原件而败诉的企业也十分常见。

为解决这一问题,国内外企业纷纷将目光投向专业化的法务系统管理工具,通过对数字技术的应用,大幅优化法务工作流,并实现与IT、财务等部门信息流的整合,量化管理公司风险。

据法务从业人员介绍,截至目前,国外当前已有许多十分成熟的法务系统管理工具,并为VOLVO(沃尔沃)、DROPBOX(多宝箱)等知名企业广泛采用。

而在国内,企业则大多采用律杏案件云法务管理系统。其法务管理系统不仅包含国外系统中常见的法律事务管理、财务管理,更囊括有企业合规管理、知识产权管理、应收账款诉讼管理、批量案件诉讼管理、数据分析等切中我国企业需求的多元化功能。

记者从官方了解到,案件云隶属于上海律杏科技有限公司。企查查数据显示,该公司专注于法律服务市场的科技创新,曾先后推出律所案件云、法务案件云两套法律事务管理系统,并与包括曹操出行、锦江酒店(中国区)以及芒果TV等知名企业建立有合作。该款产品为法务案件云,不仅包含有国外系统中常见的法律事务管理、财务管理,更囊括企业合规管理、批量案件诉讼管理、数据分析等更契合企业中国本土化市场管理与运营需求的“五大”拓展延伸功能——

1.数据整合

公司法务部门面临的最大挑战之一是信息的碎片化和孤岛化。在缺乏专业管理系统的情况下,信息往往分散在各个地方,如员工的个人计算机硬盘或共享的电子表格,这不仅容易对业务连续性造成影响(如因人员异动造成交接不全、数据遗失等),更是巨大的安全隐患。

律杏案件云系统的这一功能可将企业内部各个业务系统与专业的法务系统相整合,一方面保障法务工作的精细化管理,让法务工作者可对各类事关公司法律风险的重要内容进行分类、分级、分工、存储,另一方面也可让法务部门可以更高效地整合部门工作、同时大幅提高与其他部门(如业务部门)之间的协同效率。

2.诉讼管理

对于业务条线多元、风险事件(如诉讼)多发的企业,可通过系统灵活管理批量案件,一方面,对于疑难复杂案件,可从诉前、诉中、诉后精细化管理案件的整个生命周期,记录从案情分析、取证、举证、开庭、判决乃至执行的全部流程,以便日后进行案件复盘、风险分析及业务优化;另一方面,对于数量较多的同质化案件(如知识产权侵权批量诉讼等),也可通过批量导入、批量生成相关文书等大幅提高工作效率,让法务部门从事务性工作中解放出来,将更多精力投入到企业风险管理上。

3.合规管理

在“合规不起诉”的政策背景下,企业不仅应更多地检视内部合规治理情况,更需要有效途径对合规治理行为进行记录与存证。律杏案件云系统让企业可以根据业务需要,灵活定义合规管理流程与规范,并在管理过程中实时存证,有效降低企业风险。

4.财务管理

通过与财务系统的集成,案件云法务管理系统让企业法务部门可以有效管理部门支出(如因被诉产生的赔偿金额或因外部法律服务产生的金额)与收入(如诉讼所获支持金额)。

5.报告管理

企业可根据需要制定不同的报告维度,让系统自动生成数据报告,协助企业随时掌握各类信息,从而真正发挥数字化的优势,领会科技赋能的魅力。

例如,企业可以通过财务分析,随时了解各季度乃至各年度的法律事务支出情况,如支出最高事项、支出最高供应商、以及支出与预算报告;也可通过案件分析,了解不同区域分公司的主诉与被诉情况,因诉讼产生的损失,或因维权产生的收益等。

随着我国经济的发展与技术人才的成熟,相信将有越来越多的中国企业领航各个领域+科技的赛道。