OA系统如何实现组织采购全流程的精准管理

2018-05-04 16:52:34

　　从采购需求发起、预算与立项审批，到选择供应商、签订采购合同，再到下单订货，付款，直至验收入库，形成了对大中型组织采购业务的全流程闭环管理。


　　1.采购立项与预算审批

　　采购需求

　　采购源于需求，一般组织的采购需求来源于两方面，一是根据ERP的生产计划发起采购，二是根据各个部门在业务开展过程中对于必需的设备/物料发起采购。

　　立项与预算审批

　　比如下图所示，业务部门（办公室）要订购一批笔记本电脑和其他办公所需物料，在华天动力协同 OA系统中提交“采购申请单”，

　　系统会自动根据已经设置好的审批流程分别由相关上级领导对采购的物品以及预算进行审批。对于涉及金额较高的大型项目、大型设备或大批量物品/材料的采购往往还会有一个针对该项目的采购立项/预算审批，如下图所示，

　　各级领导会根据项目的重要程度，所需采购物料的必要性、紧急程度，以及所需预算进行逐级审批。

　　2.选择供货商与签订采购合同

　　选择供货商

　　采购的预算和立项审批通过后，采购申请单会流转到采购部门，采购部门首先会根据将要采购的物品种类、技术参数、价格预算等信息，从供应商系统中筛选已有的符合条件的供应商，如下图所示，

　　如上图，选择某一个供应商，查看与该供应商的历史合作记录，了解该供应商之前都提供过哪些产品，型号规格如何，成交价格怎样，如图，

　　如果按照本次采购项目的要求，在供应商列表中没有符合标准的供应商，采购部门就需要在市场上寻找符合要求的其他供应商，采用招标或竞价方式选择新的供应商，同时更新供应商列表。

　　签订采购合同

　　采购部门与供应商就产品/技术参数、价格、付款条款达成一致后，在 OA系统中发起“采购合同申请”，如图

　　如上图，在采购合同审批单中，将此次采购合同中所有的“可变条款”都逐一列明，各级领导在审批时无需再逐字逐句审其他“格式条款”。

　　3.下单与付款

　　提交订货单

　　采购合同签订完成后，采购人员会依据合同约定与采购计划，向供应商下订单，如图，

　　合同付款

　　采购人员可以按合同约定在华天动力协同OA系统中设定分期付款计划与付款提醒，

　　如上图所示，对于设置分期付款的采购合同， OA系统内会分设合同标的总金额，已付与未付金额分别为多少，以及合同截至日期都分项列明。

　　下图则分别列明了各个采购合同的付款方式、金额，付款日期等合同付款情况，如下所示，


　　4.验收入库

　　采购物品到货后，采购部门协同库管或业务需求部门对物品进行验收，采购人员需要在 OA系统中发起物品验收确认单，由采购项目的相关部门进行验收确认，如图，

　　验收确认后，采购人员在 OA系统中提交入库单，库管确认后即可办理入库，如图，


　　5.采购数据报表

　　数据视图

　　华天动力协同 OA系统的特色之一就是可以将各个类型组织在采购业务执行与管理过程中产生的所有信息生成数据视图，无论是采购需求数据，采购预算与立项数据，供应商信息，合同信息与财务付款与发票信息，好像这些数据都被记录在了采购管理系统后台的一个“数据库”里，如图，

　　形式多样的数据图表

　　组织的各级管理人员可以根据自身的实际业务管理需要，调用或读取这个“数据库”的各类数据，而生成形式多样的数据图表，如下图，

　　上图显示了组织内部各部门对各类型办公设备及办公用品的采购需求，从上图可知，各部门对笔记本打印机等办公设备的总体采购需求基本平衡，不同部门对单一种类的采购需求略有不同，对复印纸、硒鼓墨盒类耗材的需求较高，所以从总体来看，各部门对办公设备和办公用品的采购需求较为合理。

　　从上图可以看出，组织过去一年各个月份的采购实际支出基本都处于当月预算金额的1/2-2/3以内，全年只有四月份和十月份超出预算。

　　上图展示了在过去一年的统计周期内，各部门的采购预算与实际付款金额之间的相对情况，从上图可知，市场部，运营部和行政部全年的采购花费基本符合预期，研发部和产品部的实际投入略高于预算，而销售部的实际采购付款金额高出预算近50%，管理者可据此进行分析总结，并让下一年度的预算计划更趋科学合理。

　　综上所述，通过华天动力协同 OA系统对各类组织的采购业务进行全流程精细化管理，既可以弥补传统ERP对业务流程、各个审批节点岗位权责上的功能缺失，又可以通过从需求申请、预算立项审批、供应商选择、签约付款以及验收的业务闭环管理，最大限度地提高了采购流程各个关键环节的透明度，让组织内部与外部各个相关方的决策和行为都有据可循；通过各个采购环节的规范表单与流程的操作，既可以在事前规避掉隐性风险，在事中进行全程跟踪，又可以在事后进行追溯。由此可见，组织的精细化管理，皆源于此。

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