OA系统如何实现公文修正

2017-10-10 15:13:02

　　在 OA办公系统中，已经结束审批的公文单及公文正文内容出现错误时，管理员可以对公文的全部内容进行修正吗？当审批中的流程发生错误时，管理员可对当前步骤审批人员进行更改吗？

　　可以使用华天动力 OA系统的“修正功能”。

　　修正功能指的是“修改签批人”和“修正”两个按钮。具体是指管理员在监控画面下可以对当前步骤审批人员进行更改以及对已经结束审批的公文单和公文正文全部内容进行修改。


　　修正功能适用于哪种情况？下面我们共同看一下应用场景。

　　集团办公室秘书王英（行政秘书）在整理归档公文时偶尔能发现正式的公文中还有错别字，对工作认真负责的她觉得应该将错别字修改过来，这样在归档能更好些。但是这些需要归档的公文都是已经审批结束的，无法进行修改了，如果因为这个错误重新起草让各级领导再审批也不现实。对此她想了想，还是决定问问信息部有没有办法。于是王英（行政秘书）拨起了信息部的电话。

　　“您好，我是集团办公室王英（行政秘书）。”王英（行政秘书）说道。

　　电话这头是姜程（信息部经理）接起的，调皮的对王英（行政秘书）说：“您好王英（行政秘书），是不是有新的OA问题咨询啊？”

　　“对对，是的，哈哈。”于是王英（行政秘书）将所遇疑惑告知了姜程（信息部经理）。

　　姜程（信息部经理）想了想：“这个可以做到。在咱们的监控画面下有个修正的按钮，是专门针对已经结束审批的公文单及公文正文内容出现错误时进行修正的，如果发现有错误的公文，直接用这个功能修正后保存即可。”

　　“那我这里修正了，其他人看到的也是修正以后的内容吗？”王英（行政秘书）问。

　　“当然了，大家看到的公文都是一样的，都是修正过的内容。”姜程（信息部经理）答到。

　　王英（行政秘书）坏笑道：“顺便问下有没有可以更改流程审批人员的功能，这个情况我也经常遇到，根据公文的内容不同，需要流转到不同人员审批，但是也有个别领导选错审批人员，经常问我能否改过来？还有这样的情况，有的领导临时出差不方便处理公文，但是流程就卡在他那里，能否换人处理呢？”

　　“这个也是可以的，监控画面下还有另一个法宝，就是修正签批人的按钮，这个就是用来更改当前步骤审批人员的。”姜程（信息部经理）回答。

　　“太好了，每次和你们通话都有收获啊，解决我很多问题，谢谢姜程（信息部经理）。”王英（行政秘书）感谢的说。

　　姜程（信息部经理）：“客气了。”

　　那么，华天动力协同 OA系统中的公文修正功能是如何实现的呢？

　　1.我们以公文发文为例，先说下“修改签批人”的功能。进入到公文发文发文管理发文监控中，我们找到一条正在进行中的流程比如“安全生产检查与隐患整改制度”，在当前状态中可以看到当前步骤审批人是王大勇（后勤秘书）。


　　2.如果我们需要将王大勇（后勤秘书）更改为其他人审批，则勾选此条数据，点击“修改签批人”按钮，则系统会弹出选择人员的画面，将王大勇去掉，更改为其他人，比如刘晓宇（办公室主任），确认选择即可。




　　3.此时我们再回到监控画面查看此条数据，当前状态的人员已经修改成刘晓宇（办公室主任）了，登录刘晓宇（办公室主任）帐号可以看到此条待办。




　　4.接下来，我们说下“修正”按钮的用法。进入到公文发文发文管理发文监控中，我们找到一条已完成的流程比如“北京金信集团采购工作实施办法的报告”，在当前状态中可以看到流程状态是已完成的。


　　5.我们先查看下没修正前的公文单及正文内容，如下图所示。




　　6.如需修正公文单及正文内容，则勾选此条公文，点击“修正”按钮。进入到公文单修正画面，我们将公文单上的紧急程度由“紧急”改成“一般”；在点击“查看正文”按钮进入到公文正文修正画面，我们给公文正文最上面加一行标题文字，如“北京金信集团采购工作实施办法的报告”，然后点击“保存”按钮保存公文单和公文正文的修改内容，系统提示“修改内容已保存”。










　　7.我们在修正保存之后再点开查看公文单和公文正文就是修正以后的内容了，截图如下。




　　无论是修正已经完成审批的公文内容，还是修正审批中的当前审批人，华天动力协同OA系统的修正旨在完善，意在完美。在企业日常办公中，“人”的工作难免会出错，但是 OA办公系统却不会。正如系统中的修正功能，OA系统是可以切实帮助企业完善日常工作的信息化工具，更是企业降低办公失误率，提升办公效率的不二法宝。

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